【総務等】印章管理を適正に行いたい

ご質問（本稿に関係ないことでも結構です）、取り上げて欲しいテーマは事務局まで

印章管理が必要とされる理由

会社で使用する印章には、従業員個人の単なる認（みとめ）印から会社住所の入ったゴム印、角印（社判と呼ばれることもあり、見積書や請求書、領収書などに押印される）、銀行印（金融機関への届出印）、社長印（代表者印。丸印とも呼ばれる）といった重要な印章まで様々なものがあります。また各部署で所属長印や管理職印などを使用する場合もあることから、会社全体では相当数の印章を使用していることになります。

社長印の管理がずさんであったため、未承認の契約書に勝手に押印が行われたとします。そういった事情を知らない相手方に対しては、会社は契約の無効を主張できない場合があります。

また、銀行印の管理がルーズな場合、従業員が勝手に銀行印を持ち出して、小切手や支払手形に押印のうえ振り出してしまうといったトラブルが発生しかねません。

そのようなトラブルを回避するために、総務担当取締役は、印章管理の必要性を十分認識し、対外的文書で用いられる社長印、銀行印および角印（以下、「社印」）の管理ルールを構築することで、権限のない従業員が社印を勝手に使用できないような対策を講じておく必要があります。

代表印の印鑑届はなぜ必要か？

会社設立時の登記申請の際に、会社の代表印（＊）を届け出します（上述したように社長印を用いるのが一般的です。銀行届出印を代表印として届け出ることは、リスクが集中してしまうため、すべきではありません）。これが、いわゆる会社の“実印”になります。変更登記の申請時には登録した代表印が必要になります。

＊　印鑑の大きさは、一辺の長さが1cm以上3cmの正方形に収まるようなものである必要があります。形（丸型か角型か等）については特に制限はありません。印影は鮮明で照合しやすいものでなければなりません。

このような代表印の届出は、・・・