技術部の外注手続き担当者、技術部長および技術部次長の了承
技術部の外注手続き担当者、技術部長および技術部次長はＸがアルバイトの補填費用を捻出するためにA社、B社、C社、D社へ不正な発注をすることについて了承していた。その理由として社内の生産量の限界を大きく超える受注があったため外注先の利用自体奨励されていたことに加え、技術部長および技術部次長としては、主担当のＸが少しでも働きやすい環境を整えたいとの思いがあったことから、Ｘの要請に基づき技術部の外注手続き担当者が外注棄議書をあげれば作業内容を精査することなく承認していた。

金額の分割
外注手続き担当者は外注棄議書が東京本社幹部に回議されない金額未満（税抜3百万円未満）になるように分割して作成していた。そのため、外注棄議書が東京本社幹部の目に留まることはなかった。建設技術研究所の外注事務取扱要領では同一案件の分割は禁止されているものの、業務番号を分けるなど、巧妙に偽装していた。

ファクタリング利用による資金繰りの困窮
ＸはA社の資金繰りのためにファクタリング業者による建設技術研究所（あるいはB社、C社、D社）への債権を買い取ってもらっており、20～30％程度の手数料を控除されることから20百万円を上回る金額が手数料としてなくなっていった。B社、C社、D社がそれぞれ手数料を取ったことから、ますますA社の資金繰りは困窮していき、その穴埋めのためにＸは同僚から借金を繰り返すこととなり、総額数千万円にのぼった。

技術部の人員の固定化
技術部は部員の異動が少なく、部次長を含め本件関係者全員が固定化されていた。さらに、外注手続きも含め担当者に任せきりになっていた。その結果、技術部内でのチェック機能が働かなくなっていた。

技術部の人員不足の放置
事業所長である東京本社長と東京本社次長は、技術部幹部が業務生産体制を整えるためには人員補充が不可欠である旨をクレーム報告書で表明していたにもかかわらず、これを実施しなかった。その結果、技術部は慢性的に人員不足となり、技術部の部次長は業務を完了させるために目の前の生産だけを優先するあまり、結果的に定められた外注手続きを怠ることに結びついた。

親族が代表者である企業との新規取引開始の承認の甘さ
事業所総務部は、A社を外注登録する際にＸの親族（父親）が代表者であることを知っていたが、建設技術研究所の外注事務取扱要領では親族企業を登録できないルールにはなっていないため、東京本社総務部長から「注意するように」との注意喚起があっただけですんなりと登録が承認された。その後も、特に厳格な評価はされることはなく、更新が申請されたら登録継続が承認されていた。

常駐外注禁止後の総務部と技術部のコミュニケーション不足
2017年7月に東京本社総務部長が偽装請負として労働関係法令等に抵触する可能性が高いことを理由に「常駐外注」（外注先の者が社内に常駐すること）の禁止を技術部に指示したことで、A社に所属していたアルバイトは建設技術研究所に転籍せざるを得なくなり、その結果アルバイトの時給は新規に入社する業務経験がないアルバイトと同じ程度になってしまった。総務部は、単純に常駐外注からアルバイトの雇用に契約内容を変えただけで、アルバイトの賃金が常駐外注時の給与を下回る賃金となってしまったことを考慮することはなかった。技術部も、常駐外注禁止に伴うアルバイトの賃金下落に関して総務部に相談したことはなかった。

業務執行体制に関する改善
・目標を大幅に超える受注の抑止と体制に見合った受注管理の徹底
・ルール変更による影響（リスクの発生）の予測と総務部と技術部とのコミュニケーション改善

その他
・従業員間の金銭貸借および保証人になることの禁止
・コンプライアンス意識向上策の推進