社用車確保にあたり検討すべき課題

物流会社やメーカーは当然のこと、それ以外の業種であっても、営業担当者が営業先に訪問したり、メンテナンス担当者が交換用部品を搬入し取り付けたり、社内の拠点間の物品や連絡文書を運搬したりするために、社用車が必要になる場合があります。また、社長や重役の移動用にハイヤーではなく社用車を用いる会社もあることでしょう。最近ではコロナ禍の中でウェブを通じた面談ツールが充実したこともあり、営業車を中心に社用車の需要は減ったものと思われますが、それでも営業車以外の用途や地方での利用を中心にいまだに社有車の確保が必須になることも少なくないかと思います。

社用車を確保する場合、総務担当取締役は、調達方法として購入かリースか、社用車の管理をどのようにするかなどを決めておかなくてはなりません。社用車の調達方法には、それぞれメリット、デメリットがあるため、事前に慎重に検討する必要があります。また、調達方法によって決算における会計の処理も異なるため、社用車を確保する際には、決算に与える影響も踏まえて検討する必要があるでしょう。

購入orリース？それともはやりのカーシェア？

社用車を導入すると決めた場合、次に車両を購入するか、あるいはリース会社のリースを利用するか、といった調達方法を考えなければなりません。今はやりのカーシェアリングを利用するという方法もあるかもしれません。では、これらの調達方法にはそれぞれどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか？

社用車を自社で購入する場合は、自社で保有することになるため、特段の制限がなく自由に使用することができます。車種などの選択も自由ですが、自社で車両の管理およびメンテナンスを行うことが必要になります。定期点検の手配や故障時の修理の手配なども自社で行う必要がありますので、それらの手間やコストがかかります。自動車税、自動車重量税、自賠責保険料、損害保険料、法定点検や車検のコストの負担も必要になります。また、事前にある程度の購入資金の手当てが必要となります。

自社で購入する場合、有形固定資産の購入になりますので、固定資産台帳に記帳し、それに基づき「車両及び運搬具」として貸借対照表に計上し、重要な会計方針としてあらかじめ定めた減価償却の方法により、毎期、規則的に減価償却費を計上していく会計処理が必要となります。

リースで導入する場合は、リース会社が保有する車両を一定期間、リース料を支払って使用することになります。リース取引は、リース会社がユーザーにより選択された車両等を購入し、そのユーザーに対してその物件を比較的長期にわたり賃貸する取引になります。物品の所有権はリース会社にありますが、決められた期間であれば自社保有の車両と同様、ユーザーが自由に使用することができます。

実際のところ、社用車として使用することができる車種はリース会社の保有戦略に依存する面があり、ユーザー側の選択にある程度の制限はありますが、定期的な点検等の日常のメンテナンスはリース会社が行う契約になっていることが一般的なので、メンテナンスにかかる手間は、自社購入の場合と比べて軽減できることになります。もちろん、そのようなメンテナンスの費用はリース会社に支払うリース料に含まれる契約が一般的なので、メンテナンスの費用が無くなるわけではありません（形を変えて負担しているだけです）。また、リース台帳を作成し、リース車両の管理を行うことも必要です。

また、購入の場合は最初に自社で購入資金の手当てが必要になりますが、リースはリース期間に毎月一定の使用料をリース会社に支払えばよいため、導入初期の資金負担は軽減されます。リース期間満了後の車両の再利用価値を考慮してリース料総額が決められることが多いため、同様の車両を自社で購入する場合と比較して割安感があります。しかし、車両購入の資金負担はリース会社が負っているため、当然ですがその資金調達コストは支払利息としてリース料に含めてリース会社から請求されることになります（この利率は一般的に銀行から借り入れる際の利率よりも高めになっています）。

事故などで車両が故障あるいは全損してしまった場合はリース会社に賠償金を支払う必要がある契約や、一定期間リース契約を解約できず、やむを得ず解約する場合は、相応の違約金をリース会社に支払わなければならない契約もあります。

リースに関する会計処理は、「リース取引に関する会計基準」に基づいて実施します。このリース会計基準によればリース契約の内容に応じた会計処理が求められます。

オペレーティング・リースという契約であれば、毎月の支払金額を費用計上することで済みますが、実際に購入した場合と同等とみなされるリース契約は、ファイナンス・リースといわれ、自社で購入した場合と同様に資産として貸借対照表に計上して会計処理を行わなければなりません。

したがって、リースの場合は日常の細かな管理の手間等はかからないメリットはありますが、その一方でリース契約の内容を吟味し、契約内容に従った管理や実態に応じた会計処理を行う必要があります。

最近はやりのカーシェアリングも気になるところです。カーシェアリングとは、あらかじめ登録を行った会員間で特定の車両を共同で使用するサービスのことです。事前に用意された車両を一定期間借りるという面ではレンタカーに近いですが、一般にレンタカーよりもごく短時間の利用を想定し、レンタカーより安価に設定されていることが多いといわれます。

カーシェアリングの場合、使った分だけのコスト負担で済み、使わない場合にはコストがかからないため、社用車の使用頻度があまり高くない場合は、購入やリースと比較して大きなコスト削減が期待できます。一方で、共同使用が前提であることから、使いたいときに使えないといった事態も想定されます。よって、カーシェアリングで用意されている車種が、自社の営業利用の用途に合っているか、どの程度の台数が用意されていて、業務での使用の自由度が確保されるか、駐車場へのアクセスの容易さなどを事前に検討する必要があります。

このように社用車の導入にあたっては複数の手段を想定することができるため、どのような目的で、誰が、どの程度使用するのか、といったことを検討したうえで、資金の手当ても含めて、自社の目的に合った形の調達方法を決定することが役員として必要となります。

調達方法で異なる社用車の会計処理

社用車を導入した場合、どのような会計処理を行うことになるでしょうか？

取得時の処理と、その後どのように費用処理をしていくことになるかをみていきたいと思います。

購入の場合は取得したタイミングで資産に計上され、定額法や定率法などの会社が採用している減価償却の方法に従って減価償却が行われ費用計上されていきます。一方、リースやカーシェアリングの場合は、リース取引に関する二つの会計処理方法からどちらに該当するかを実態に応じて判定することになります。

リースといっても、リース期間満了後に車両の所有権が自社に移転する場合、解約するには購入する場合と同等の多額のペナルティを支払はなければならない場合、リース期間満了時に割安な金額で購入することができる場合などは実質的に車両を購入しているのと同等であると考え、購入し資産計上した場合と同様の会計処理を実施することが求められます。

一方で、そのような条件がないリース契約の場合や、リース料支払総額が3百万円以下の場合などにおいては、毎月のリース料を費用として処理すればよいこととされています。

これらを簡単にまとめると以下の表のようになります。

分類		取得時	費用処理の方法
購入		車両として資産計上	減価償却費を計上
リース	購入した場合と同等	リース資産とリース負債を計上	減価償却費及び支払利息を計上
	購入した場合と相違	特段の会計処理なし	リース料を費用計上
カーシェアリング		特段の会計処理なし	使用料を費用計上

社用車の担当部署は、リースやカーシェアリングの場合にどのような会計処理が行われるのかについて、事前に経理部門と検討しておくとよいでしょう。

車両管理台帳を整備し法定点検や車検の時期を管理

購入であれ、リースであれ、カーシェアリングであれ、社用車を導入する場合、管理規程を整備することが必要となります。規程を整備しなかったため、あるいは整備していても適切に運用されていなかったため、各部門が好き勝手に社用車を調達し、会社で車両が何台あるか分からず資産管理ができないということになると、内部統制における資産の保全に大きな問題があるとみなされます。あるいは、車検や損害保険契約が切れた車両を使用して事故が起きてしまった場合、会社に不測の追加コストが発生するとともに管理責任を問われてしまうリスクも考えられます。そのため、経営陣としては、車両管理規程を策定し、車両管理台帳を整え、管理責任者や使用方法、車両点検の方法やタイミング、保険契約の条件や期限、事故対応の方法など様々な事項を管理できるようにしておくように指示する必要があります。

自家用車両への給油代金を社用車への給油代金と偽って不正請求されるリスクや従業員が社用車をプライベートで利用するリスクもあることから、そういったリスクに備えるための統制（運転日報による記録、ガソリンスタンドの指定（セルフスタンドの使用禁止）、運転日報や給油レシートへの監査、燃費の確認）が十分かどうかも検討する必要があります。

特に車両保険については、保険の対象となる事故の内容やいくらまで補償を求めるかなどの要件を社内であらかじめ定めておくことで、不測の事態に備えることができ、かつ、必要以上の補償コストをかけないようにすることができます。

なお、経営陣が社用車として営業担当者のマイカー利用を認める方が合理的と判断する場合もあるでしょう。その場合は公私をいかに区別し、どのような社内手続を経れば営業使用目的として認めるか、営業目的と認めた場合、ガソリン代や車両保険などの費用負担をどのようにするか、などをあらかじめ定めておくことが必要となります。