印章管理が必要とされる理由

会社で使用する印章には、従業員個人の単なる認（みとめ）印から会社住所の入ったゴム印、角印（社判と呼ばれることもあり、見積書や請求書、領収書などに押印される）、銀行印（金融機関への届出印）、社長印（代表者印。丸印とも呼ばれる）といった重要な印章まで様々なものがあります。また各部署で所属長印や管理職印などを使用する場合もあることから、会社全体では相当数の印章を使用していることになります。

社長印の管理がずさんであったため、未承認の契約書に勝手に押印が行われたとします。そういった事情を知らない相手方に対しては、会社は契約の無効を主張できない場合があります。

また、銀行印の管理がルーズな場合、従業員が勝手に銀行印を持ち出して、小切手や支払手形に押印のうえ振り出してしまうといったトラブルが発生しかねません。

そのようなトラブルを回避するために、総務担当取締役は、印章管理の必要性を十分認識し、対外的文書で用いられる社長印、銀行印および角印（以下、「社印」）の管理ルールを構築することで、権限のない従業員が社印を勝手に使用できないような対策を講じておく必要があります。

代表印の印鑑届はなぜ必要か？

会社設立時の登記申請の際に、会社の代表印（＊）を届け出します（上述したように社長印を用いるのが一般的です。銀行届出印を代表印として届け出ることは、リスクが集中してしまうため、すべきではありません）。これが、いわゆる会社の“実印”になります。変更登記の申請時には登録した代表印が必要になります。

＊　印鑑の大きさは、一辺の長さが1cm以上3cmの正方形に収まるようなものである必要があります。形（丸型か角型か等）については特に制限はありません。印影は鮮明で照合しやすいものでなければなりません。

このような代表印の届出は、第一義的には第三者からの虚偽の登記申請を防止するための手段の１つとなります。すなわち、代表印届出時に「代表取締役の個人の実印」および「市区町村の発行する印鑑証明書」が必要になるため、登記申請者が代表取締役と同一であることを確認できます。

また、代表印の届出をしておくと、法務局より印鑑証明書の交付を受けられるので、契約書等に使用されている印鑑に信用力を与えることができ、会社が取引を円滑に実行できるという効果があります。

印章にアクセスできる担当者を限定

会社で使用する各種印章のうち、社印は対外的な書類に押印するものであることから厳重に管理されるべきです。これらの印鑑の管理方法について説明します。

（１）管理場所
社印はいずれも会社にとって重要な印章であるため、だれでもアクセスできるという状況は絶対に避けなければなりません。鍵のかかる金庫の中に常時保管することとし、その金庫の鍵も総務部長等担当の管理職が責任を持って管理するといった物理的なアクセス・ルールを構築する必要があります。

（２）社印の全般的な管理方法
社印を管理するには、印章管理規程を整備・運用し、次の点を各部署に徹底する必要があります。

・各部署が勝手に印鑑を作らないように社印登録制度（社印登録簿）を作り、総務部等の担当部署が一元的に社印管理を行う体制・ルールを構築する。

・各部署で印鑑の保管部署・保管責任者・保管場所等を定めておき、常に印鑑の所在を明確にできるようにする。

・対外的な書類に押印する社印については、使用する都度、使用承認者・押印者・使用目的・使用日時等を記入する管理台帳を各部署で作成する。

上記の他、社印の紛失・盗難等があった場合の処理方法等についてもマニュアルを整備し、万が一の事態に備えるべきです。

（３）社長印と銀行印の特殊性
社長印は上述したように印鑑登録をして、会社の実印として用いるのが一般的です（印鑑登録をしない社長印は、単なる認印です）。そこで、社長印を使用する場合のルールは角印よりも厳格に定めておく必要があります。例えば、契約書等に押印する場合に、各部署から社長印使用申請書を提出させ、社長自身や担当役員の承認を経たものについて、総務部長が押印するといった運用が必須となります。また、印鑑登録カードは実印登録した社長印とは別の場所で管理すべきです。印鑑証明書も余分に取得するのではなく、その都度必要な枚数だけ取得するようにしましょう。

なお、印鑑登録をしていない社長印（認印）や会社の代表権を有する役員（会社内部における役職名の如何にかかわらず、会社法上の「代表取締役」に該当する者）の印章も、社長印と同様に契約書などに押印されることで会社としての対外的な責任が発生するため、社長印と同様の厳重な管理が必要です。

一方、銀行印は金融機関への預金払い出しの申請や支払手形・小切手の振り出しに用いられます。銀行印も社長印と同様、厳重な管理が必要です。銀行印は、不正使用のリスクを減らすために、請求書や領収書への押印に用いる印鑑とは別の印鑑を用いるべきです（ジュエリーの製造・販売を営む光・彩（JASDAQ上場）の事件では、会社が発行する領収証、請求書その他の証明書に用いるための印鑑（丸印）を銀行印としても用いていたため、不正な資金引き出しが容易になっていたということが背景にありました）。

銀行印の保管にあたっては、万が一のリスクを減らすために、手形帳・小切手帳や通帳とは別の金庫で管理すべきです（手形帳と銀行印の管理については「手形・小切手の管理を適正に行いたい」の「手形帳に関する内部統制の12のポイント」を参照してください）。

社長印を紛失した場合の対処法

社長印の管理をどれほど厳重にしたところで、紛失・盗難のリスクをゼロにはできません。万が一、社長印を紛失したり盗難されたりした場合、総務担当取締役としては、管理担当者へ何を指示すべきでしょうか？

社長印を代表印として登録している場合、社長印は実印として印鑑証明を受けることができるため、紛失・盗難により悪用された場合、会社は不本意な義務を負わされ、多額の損失が発生してしまう危険があります。したがって、まずは第三者が印鑑証明書を取ることができないような措置を迅速に講じる必要があります。具体的には、法務局に「改印届」を提出する方法もしくは「印鑑登録廃止届」を提出する方法のいずれかを行います。

その上で、所轄の警察署に被害届を提出した上で、盗難届出証明書や紛失証明書の交付を受けます。これは、紛失・盗難にあった印鑑が不正に使用された場合に、会社が被った損害額を裁判等で算定するために、当該印鑑が紛失・盗難にあった時点を明確にしておく必要があるからです。

銀行届出印を紛失した場合の対処法

会社が発行する支払手形や小切手、銀行関連の各種書類に押印する印鑑（銀行届出印）に紛失や盗難があった場合、総務担当取締役としては、管理担当者へ何を指示すべきでしょうか？

（１）取引銀行での手続き
取引銀行に対して事故届を提出し、支払手形などの支払いを全面的に停止してもらう手続きをとります。その際、改印届を同時に提出できるのであれば提出します。

なお、一度振り出された支払手形・小切手については、その流通を円滑化するという目的から手形・小切手法等により特別の法的効力（例えば善意取得制度など）が自動的に与えられますので、まずは顧問弁護士に相談し、どのような対策を講じる必要があるのかを確認しておく必要があります。

（２）警察での手続き
所轄警察署に被害届・紛失届を提出し、盗難届出証明書や紛失届出証明書の交付を受けます。

（３）裁判所での手続き
銀行届出印とともに手形・小切手も紛失・盗難となった場合には、最終的には裁判所に公示催告の申立を行い、除権判決を出してもらう必要があります。

角印を紛失した場合の対処法

法務局や銀行に届出をしていない角印を紛失（盗難）した場合には、総務担当取締役としては、管理担当者へまず何を指示すべきでしょうか？

角印は、法務局に印鑑届出を行なっている社長印や銀行に届け出ている銀行印のように外部に届け出が必要な印鑑ではないことから、それらの印鑑に比べると悪用されるリスクは相対的には低いです。しかし、角印も対外的に使用される印鑑である以上悪用されるリスクはゼロではありません。実印と同様、速やかに警察に届け出る必要があります。