総会運営事務局が「動議」に神経質になる理由

株主総会を滞りなく終わらせるため、総会運営事務局（通常は総務部が中心となり、顧問弁護士の協力を仰いで運営。以下、「事務局」）が中心となり、事前にシナリオを準備して、リハーサルを繰り返す会社も少なくないでしょう。株主がどのような質問をしてくるのか、それに対してどのように答えるのが最善なのか、総会屋とは言わないまでも議長の指示に従わない質問や野次などの“不規則発言”を繰り返す株主にどのように対応するのか等、事務局が事前に検討をすべき事項は多岐にわたります。なかでも、事務局やそれを統括する総会担当取締役が特に気をもむのが、株主総会で「動議」が出るのかどうかです。

なぜ事務局は動議が出ることに神経質になるのでしょうか。それは、動議への対応を間違えると、株主総会決議が取り消されてしまう可能性があるからです。以下、詳しく見ていきましょう。

動議には「実質的動議」と「手続的動議」の２種類

動議とは、株主総会において「株主側」から審議・採決の提案が行われることをいいます。動議には「実質的動議」と「手続的動議」の２種類があります。

実質的動議とは、株主が株主総会において、株主総会の目的事項である「議題」に対して「議案」を提出することです（会社法304条。議題と議案の違いについては後述します）。ただし、取締役会設置会社では、株主には株主総会の場において「議題」そのものを提出する権利はなく、株主総会の日より８週間前までに、一定の要件（後述の「適法な実質的動議と不適法な実質的動議 」を参照してください）を満たした上で、議題を株主提案することができるにとどまります。

これに対し、取締役会非設置会社は、いつでも議題提案ができます（会社法303条1項）。これは、取締役会非設置会社は、株主の意思を直接経営に反映することを企図して、株主総会が会社の組織、運営、管理その他会社に関する一切の事項を決議することができるものとし（会社法295条1項）、事前に通知されていない事項についても株主総会で決議できるように設計されており（会社法309条5項の反対解釈）、議題の提案時期を制限して株主の意思を反映する機会を限定する理由がないためです。

一方、手続的動議とは、議題に対してではなく、「株主総会の運営」や「議事進行」に関する株主からの提案です。

動議が適法になされたにもかかわらず、これを“適切に”取り扱うことなく審議を進めると、株主総会決議の取消事由となり得ます。したがって、会社としては、株主総会の準備の段階から、考えられる動議とその対処方法について入念な検討を行っておくとともに、実際に株主総会で動議が出された場合には細心の注意を払って対応する必要があります。

以下、動議の具体的な例とその対応方法について見ていきましょう。

適法な実質的動議と不適法な実質的動議

本題に入る前に、まず「議題」と「議案」の違いを説明しておきましょう。取締役選任のケースを例にとると、株主総会招集通知に記載された「取締役１名選任の件」といったものが議題にあたります。一方、「議案」とは議題の“中身”であり、「取締役１名選任の件」という議題について記載された「××××を取締役に選任する」といったものが該当します。すわなち、議題の内容をより具体的に表したものが「議案」ということになります。

なお、議題が複数ある場合は“第●号議案”と連番が付されます。招集通知には「第２号議案　取締役１名選任の件」といった具合に記載されるのが通常のため（「第２号議題　取締役１名選任の件」とは記載しません）、「取締役１名選任の件」が議案のように見えますが、そうではありません。あくまで「取締役１名選任の件」が議題であり、第２号議案の具体的な内容である「議案」は、通常、株主総会参考書類に記載されることとなります。

上述のとおり、株主による実質的動議とは、あくまで株主総会の目的たる「議題」について議案を提出することです。したがって、実質的動議において、議題を離れた議案を提出することは認められません。株主ができることは、「議題から予見可能な範囲」で議案の原案の修正を求めることにとどまります。例えば、「剰余金の配当」という議題の場合、配当額を「増額修正」する議案も「減額修正」する議案もどちらも議題から予見可能ですので、適法ということになります。

一方、「合併契約」や「吸収分割契約」の承認の議題に対して、これらの契約内容の修正を求める動議は不適法となります。なぜなら、これらの議題については、既に内容が確定している契約を承認するか否かしか選択肢がないからです。

また、「取締役●名選任の件」という議題に対し、当該人数の範囲内で、取締役会が提案する候補者以外の者を候補者として提案する動議は適法ですが、「取締役５名選任の件」という議題に対し、取締役６名の選任を求める動議や、そもそも取締役選任に関する議題がない場合に取締役の選任を求める動議はいずれも不適法ということになります。

なお、会社法では、下記のケースにおいては株主に実質的動議を認めていません。

（１）議決権を行使できない事項に関する動議（例えば、取締役選任議案についての議決権のない種類株式の保有者が取締役選任議案について行う動議）
（２）法令・定款に違反する動議
（３）過去の株主総会で議決権を行使できる株主の議決権の総数の10分の１以上の賛成を得られなかった議案と実質的に同一の議案について、当該賛成を得られなかった日から３年を経過していない日において行われる動議

（１）（２）については当然のことと言えます。（３）については、圧倒的多数で否決された議案について時間をあけずに提案したところで、再び否決されるのが通常ですから、株主による濫用的な動議を防ぐとともに、会社の負担を回避する観点から、このような動議には対応しなくてよいとされたものです。

実質的動議への対応方法

株主総会で動議らしき発言があった場合、株主から明確に「動議である」旨の言及がなければ、議長は質問株主に対して「単なる意見なのか動議なのか」の確認を取ります。動議であることが確認された場合には、株主総会で審議に付す必要があるか否か法律上の判断が必要となります。ただ、議長がその適法性を即時かつ適切に判断するのは困難であることから、いったん時間を取って事務局で対応を検討するべきです。

動議を株主総会で審議に付すかどうかの判断基準は、上述のように明らかに不適法な動議か否かという点になります。したがって、例えば、何らビジネスに知見がないことが明らかな者を取締役に選任するよう求める動議や、（分配可能額の範囲内ではあるものの）過大な剰余金配当を求める動議など、会社にとっておよそ妥当とは言えないような動議であっても、適法である以上は審議に付す必要があります。

事務局で適法性を確認できた場合、議長は動議を採決したうえで、反対が多数を占めることを確認できれば、「動議は否決されました」と宣言することになります。

動議を否決するために、事前に大株主から「包括委任状（議決権行使の対象事項を特定せず、あらゆる事項についての議決権を包括的に委任することを証明する書面）」を提出してもらう会社も多くあります（包括委任状の具体例については「定時株主総会を開催する」の「大株主が欠席する場合には包括委任状の取得を」を参照してください）。もし、包括委任状がない場合でも、大株主が出席していれば大株主の賛否の動向を確認することになります。動議を否決できるだけの議決権を把握している場合には、不適法な動議である可能性がある場合であっても、審議に付したうえで、これを否決するという対応も可能です。そうすることにより、事後的に動議対応が違法であるという理由で株主総会決議の取消の訴えを受ける可能性を低減することができます。

問題は、反対が多数を占めることを確認できなかったケースです。この場合、まず株主総会の会場に参加している株主の議決権をもとに賛否を集計します。そして、大株主から取得した包括委任状がある場合にはこれを「反対票」に加算して、最終的な賛否を集計することになります。一方、議決権行使書（株主総会の開催前に、株主総会の議案への「賛否」を表明するもの）については、原案に賛成の議決権行使書は「反対」、原案に反対の議決権行使書は「棄権」として取り扱います。これは、議決権行使書は株主総会前に提出されているところ、原案に賛成の議決権行使書については原案に賛成である以上、動議には反対と考えられますが、原案に反対の議決権行使書については原案に反対であるからといって、動議に賛成の意向であるかどうかは明らかでないからです。

なお、原案先議（会社提案の議案を株主提案の議案より先に採決すること）により原案を可決し、動議については別途採決を行うことなく「否決」として扱うことも可能です。特に、大株主から包括委任状を取得していることなどにより、株主総会開始前から動議を否決できるだけの議決権を有することを把握している場合には、その方が効率的な株主総会運営に資するとも言えます。ただし、株主総会決議取消訴訟の裁判例で、原案よりも先に修正動議を採決すべきとの原告株主の主張に対し、議長が修正動議より先に原案を採決してよいかどうか議場に諮りその承認を得ていることを理由に、議長の議事運営が適法と判断されたものもありますので（仙台地判平成５年３月24日資料版商事法務109号64頁）、動議について別途採決を行わない場合には、原案先議によることについて議場の過半数の賛成を得ておいた方が無難でしょう。

手続的動議への対応方法

上述のとおり、手続的動議とは、「株主総会の運営」や「議事進行」に関する株主からの提案ですが、株主総会の議事整理は議長の権限であることから（会社法315条１項）、手続的動議を取り上げるか否かは、原則として議長の自由です。したがって、例えば「休憩を求める動議」については、議長は議場に諮ることなく、自ら決定することができます。

ただし、議事整理権者（＝議長）自体を不信任とすることを求める「議長不信任動議」や、法令上個別に株主総会の権限として定められている「株主総会提供資料の調査者選任動議（同法316条１項。株主総会招集通知やこれとともに株主に提供される参考書類、計算書類や事業報告等の調査を行う者。通常は、弁護士等が選任されます）」「延会・続行動議（同法317条）」「会計監査人の出席を求める動議（同法398条２項）」については、必ず議場に諮って決議をしなければなりませんので、注意が必要です。

また、議場に諮ることが法的に必要な事項でなくても、「質疑打切り」のように、株主の権利を制限することになり得るような事項については議場に諮っておく方が無難であり、実際多くの会社でそのような対応が見られます。

このほか、動議の適法性に疑義がある場合（例えば、議長不信任動議が否決されたにもかかわらず、特段の事情なく再度議長不信任動議がなされた場合）や、議長の専権に係る事項に関する動議（例えば、採決を挙手で行うこととする等の採決方法に関する動議がなされた場合）でも、否決できる見込みがある場合にはあえてこれを議場に諮り、否決しておくという対応が考えられます。このような対応により、後々株主総会決議取消訴訟の場面において、議長が恣意的な議事進行を行った等の主張を受ける可能性を極力回避することができるからです。

一方、否決できない可能性がある場合には、法的に議場に諮る必要がないものについては議場に諮ることはせず、「意見」として聞いておくに留めるという対応で構いません。

このように、手続的動議がなされた場合も、どのように対応すべきか判断が必要となりますので、実質的動議への対応と同様、いったん時間を取って事務局で対応を検討するのが適切です。事務局としても、可能な限り事前に対応方法をマニュアル化しておき、突然の動議にあわてないように準備しておく必要があります。

なお、手続的動議における議決権行使書の取扱いですが、その動議の内容に対する株主の意向は議決権行使書からは明らかでないことから、「欠席」として取り扱われることになります。実質的動議では「反対」または「棄権」となるのに対して、手続的動議では「欠席」となるのは、手続的動議は株主総会の運営に関するものであって議事進行状況と切り離して判断できる事項ではなく、現実の出席者だけが議決権行使できるものだからです。