マスコミ報道等で会社のブランドイメージにも傷が

近年、個人的なもの、組織的なものを問わず、会社の不祥事の事例には枚挙に暇がありませんが、その中でも、過去から現在までコンスタントに発生し続けている“古くて新しい問題”が、従業員による会社の金の着服です。なかにはマスコミ等で報道され、大きな社会問題となってしまったケースもあります。

その目的・動機は、個人の利益のため、粉飾決算に関係するもの、過去の不正の辻褄合わせなど様々ですが、いずれにせよ、これが公になることで会社のブランドイメージに大きな傷がつくことになります。

では、上場会社の役員として、従業員による会社の金の着服が起こってしまった場合にどのように対処すべきでしょうか？　以下で解説します。

組織的な行為か否かで対処方法が変わる

従業員による会社の金の着服が、社内調査、内部告発、外部通報などにより把握された場合、役員としては即座に正確な情報を把握し、会社としての対応方針を決定しなければなりません。

対応方針を決める上で非常に重要となるのが、その着服は「個人的な利益」を図るために行われたものなのか、あるいは「組織的な行為」だったかという点です。それによって、今後の社内調査のやり方や再発防止策が変わってくるからです。

一般的に、従業員による会社資金の着服の動機は、ギャンブルの資金、ローンの返済、株式投資失敗の穴埋め等当該個人の利益目的であることが多いと言えます。しかし、一見個人の犯罪のように見えても、実際は上司の命令に基づく特定の部署全体による組織的な行為だったり、全社的な会社決算の粉飾に関係して架空の売掛金の補填に使用されていたりというように組織が関与するケースの場合、調査に際して社内の圧力を排除するよう、調査担当者の人選は慎重に行う必要があります。また、場合によっては着服した金が反社会的勢力への資金提供につながるケースも考え得るため、慎重に実態を調査する必要があります。

現金横領の主な手口

横領の対象の代表格といえば、現金です。現金を横領する手口としては、次のようなものが考えられます。

１　レジ担当者や売掛金を現金で回収した営業担当者が入金の事実を記帳せずに横領する。
２　レジ担当者や売掛金を現金で回収した営業担当者が返品や値引きを仮装して横領する。
３　レジ担当者や現金保管担当者が、記帳後の現金・預金を横領する。

このうち１については、レジを通さなかったり売掛金の回収を会計的に認識しなかったりすることにより入金の事実が記録されないことから、発覚が遅れやすいといえます。掛売上の場合、滞留売掛金の調査で判明する可能性もありますが、現金売上の場合は在庫のロスとして処理される可能性があります。１を防ぐにはビデオカメラによる録画や領収書発行手続の管理徹底が有効と言えます。

２については、返品に関しては在庫の動き（返品の入庫処理）と仕訳が必ず連動するような仕組みとする（在庫担当者が起票を行ったり在庫システムと連動させる等）ことや、値引きに関しては上司の承認を必要とするといった内部統制で、ある程度は防ぐことができます。１と同様、領収書発行手続の管理徹底も有効と言えます。

また、３については別の担当者や上司による定期的・臨時的な現金実査（現金在高をカウントし、帳簿と照合すること）で、ある程度は防ぐことが可能です。

なお、横領の対象は現金だけとは限りません。預金、手形・小切手、製商品、備品等多岐に渡ります。もっとも、現金の管理方法を応用することで、横領を未然に防止することが可能となります。下記の解説もあわせて参照してください。
「領収書の管理を適正に行いたい」

業務上横領と窃盗の違いは？

自分の会社の金といえども、所詮は「他人の金」です。「他人の金」である会社の金を着服（金品などを密かに盗んで自分のものにする行為）すれば刑法の定める犯罪行為、すなわち、一般的には「業務上横領罪（刑法253条）」、場合によっては「窃盗罪（刑法235条）」が成立する可能性があります。

いつ自社でこうした犯罪行為が発生するか分からない中、役員としては、どのような場合にどのような犯罪が成立するのか、一通り知っておきたいところです。

社内で発生する頻度が高いのが「業務上横領」です。ここでいう「業務」とは、人がその「社会生活上の地位」に基づき“反復継続”して行う事務のことをいいますので、例えば会社の経理部門の仕事のように雇用契約に基づいて一定の金銭を保管することは「業務」に該当します。したがって、経理部員が会社の金銭を着服すれば、業務上横領が成立する可能性があります。また、会社の取引先を回って売掛金を集金する業務に従事していた従業員が、集金した金銭を会社に提出せずに着服した場合には、その従業員は集金した金銭を業務上「占有（事実上の支配）」している状況にあったと認められ、やはり業務上横領罪が成立する可能性があります。

なお、業務上横領の対象は必ずしも金銭とは限りません。例えば、会社の備品を自宅に持ち帰っても、業務上横領罪は成立します。

「窃盗」は業務上横領よりも発生頻度は低いとはいえ、やはり社内で起こり得る犯罪です。「横領」と「窃盗」の違いですが、上述のとおり横領が「自分」が占有していたものを着服する行為であるのに対し、窃盗とは「他人」が占有していたものを着服する行為のことをいいます。業務上横領罪と窃盗罪が重複して成立することはありません。あくまで、着服した金銭を占有していたのが「会社」か「従業員自身」かによって、窃盗罪か業務上横領罪のいずれかが成立することになります。すなわち、会社が占有していたものを着服したのであれば窃盗罪の成否が問題となり、一方、従業員自身が占有していたものを着服したのであれば業務上横領罪の成否が問題となるわけです。過去の裁判例では、配達中の「現金在中」の普通郵便物は郵便集配人が占有しているものとされ、これを着服した郵便集配人に「業務上横領罪」が成立するとされた一方、工場内の物件は工場の守衛が占有しているものではない（＝会社が占有しているものである）とされ、これを着服した守衛には「窃盗罪」が成立するとされています。

「社内調査」では済まないケースも

では、従業員による着服の疑惑が生じた場合、会社はどのように対応すべきでしょうか。まず、着服の証拠となる書類等が隠されたり、捨てられたり、改ざんされたりすることを防止するため、関連する書類等を早期に確保する必要があります。また、着服が疑われる従業員が使用していたメールのデータを、削除される前に保全することも重要です。その際には、コンピュータ・フォレンジック（コンピュータ本体に記録されたデータを収集・分析する技術）の専門家を活用することが有益です。

こうした「証拠保全」を行ったうえで、次に事実関係を調査し、従業員や関係者に対してどのような責任追及や処分を行うべきかを検討することになります。

事実関係の調査については、会社の規模や着服の疑惑の程度、着服金額の多寡に応じ、法務部門や内部監査部門等により構成された調査チーム（社内調査委員会）が中心になって進めていきます。

着服の内容や影響度が小さければ、社内調査委員会だけで調査が終了することもあるでしょう。組織的な横領、多額の横領、社会的影響が大きい場合、専門的な知見が必要な場合、反社会的勢力への資金提供が疑われる場合においては、社内調査委員会だけでなく、第三者委員会を設置した方がよいといえます。役員としては、そのいずれが適しているかを判断する必要があります。上場会社の場合は、証券取引所から第三者委員会による調査を要請されるケースもあります。

外部調査委員のような社外の者による調査は中立性が担保され社会的信頼を得やすい反面、外部調査委員は社内事情に精通していないため、短期間での迅速な調査には限界があることも理解したうえで、適宜、外部調査委員をサポートする体制を構築する必要があります。具体的には、社内の事情に詳しく、また、不正を疑われる担当者や部署から独立している役員や従業員を選別して、これらの者でサポートチームを構成し、外部調査委員会の調査の手助けをさせます。

また、調査に必要なマンパワーが不足している場合には、公認会計士または監査法人、公認不正検査士（公認不正検査士協会により認定される不正の防止・発見・抑止の専門家であり、多くは監査法人、法律事務所、コンサルティング会社などに所属）、データが消去されていた場合等にはコンピュータ・フォレンジックの専門家など、社外のリソースも活用して、調査を円滑に進める必要があります。

なお、調査の実施に際しては、過去に不祥事を起こした上場会社が証券取引所に提出した改善報告書や日本弁護士連合会の「企業等不祥事における第三者委員会ガイドライン」が参考になります。同ガイドラインでは、第三者委員会による調査の手法などのほか、第三者委員会と会社の関わり方にも言及しています。具体的には、（１）第三者委員会に対し、会社が所有するあらゆる資料、情報、社員へのアクセスを保障、（２）会社は、従業員等に対して、第三者委員会による調査に対する優先的な協力を業務として命令すること、（３）会社は、第三者委員会の求めがある場合には、第三者委員会の調査を補助するために適切な人数の従業員等による事務局を設置するとともに、当該事務局を第三者委員会に直属させ、事務局担当者と会社の間で「厳格な情報隔壁」を設けること――を求めています。

このほか、行政・司法による調査がなされている場合は、当該調査を妨害しないよう十分な配慮が必要となります。

取締役・監査役には、着服が疑われる従業員や関係者へのヒアリング、書類・メールの精査等の調査を通じ、着服の実態やその経緯を把握し、責任の所在が明確になるよう事実関係を徹底して検証するとともに、再発防止策を策定することが求められます。着服の疑惑が生じた場合に迅速かつ適切な対応ができるよう、一連の手続は事前にマニュアル化しておくのが望ましいでしょう。

「告訴しない」という選択をした場合の留意点は？

調査によって事実関係を検証したら、会社は、その従業員に対して損害賠償責任（民法709条）を追及するか否かを検討することになります。

具体的には、調査により従業員が着服した金額が判明すれば、その着服された金額の返還請求を行います。もちろん、合理的な利率に基づく利息も含めて請求することになります。

ただし、給与の額から一方的に相殺をかけることは労働基準法に反する恐れがあるので注意が必要です。同法24条１項では、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定めており、賃金はあくまで「全額払い」が原則となっています。相殺が認められるには、従業員が返還の方法として賃金から控除することを自ら選択するなど、労働者の完全に自由な意思に基づいている必要がありますので、事前に顧問弁護士に確認しておいた方がよいでしょう。

返還予定額について合意したら、返済スケジュール等を文書化のうえ、署名押印を求めます。また、社内の規律維持の観点から、着服行為をした従業員に対して懲戒解雇や降格等の懲戒処分を行うか否かも検討することになります。

着服金額が高額である場合や、着服行為をした従業員が調査に対して真摯に対応しなかったり、返還請求に応じなかったりした場合には、会社としてはより強い行動、すなわち捜査当局への告訴を検討することになります。この場合、調査結果は告訴に向けての“資料”として活用される可能性がありますので、調査は告訴も視野に入れながら実施すべきです。

ただ、告訴により、捜査当局から報道機関等に対して事件内容が公表される可能性があり、そうなれば企業イメージが低下する恐れがあります。そこで、告訴を行うかどうかは、被害金額や弁償の有無等を勘案して判断するべきです。例えば、着服金額が高額ではなく、本人が事実を認めて反省の態度を示し、弁償もなされた場合には、懲戒免職等の懲戒処分を課すだけで、捜査当局への告訴まではしない事例もあります。「告訴しない」という選択をした場合には、後々「会社ぐるみで着服の事実を隠蔽した」との批判を受けないようにしておく必要があります。例えば、他社における同種事案の適時開示事例を調べ、告訴・告発が行われた事案と自社の事案とを比較することで、「告訴しない」という判断の妥当性を確認しておいたり、判断に至るまでの社内での検討結果の記録を残すことにより、後日の検証に備えておいたりすることが考えられます。

発覚後の会社の対応が不十分なら、善管注意義務違反も

調査の結果、「管理体制の不備」にも着服を許した原因の一端があるということになれば、管理職や役員も降格や減俸等の責任を負う可能性が生じます。

まず、着服した従業員の上司については、「監督不行届」として監督責任を問うべきか否か、降格や減給等の懲戒処分を行うべきか否かを検討します。

取締役・監査役は、従業員の着服行為が疑われる状況があるにもかかわらずそれを放置していたり、従業員の着服行為が発覚した後の会社の対応が不十分であったりする場合には、善管注意義務違反に問われる可能性があります。仮に善管注意義務違反にまでは至らないとしても、回収不能額が多額に上る場合などは、降格、減給等の経営責任に問われる可能性も十分考えられます。

また、組織的な横領であれば、当該部門の存続の是非にまで踏み込む必要があります。

なお、処分を受けるのは個人だけとは限りません。国・地方公共団体・独立行政法人といった公的団体と取引がある場合、従業員等の不正行為によって取引先に損害が及べば、会社自体が指名停止や一般競争参加資格の降格（取引金額の減額）といった処分を受けることもありますので要注意です。

どの段階で適時開示すべき？

上場会社において避けて通れないのは、適時開示の必要性を検討することです。調査の初期段階で「重要性の高い事案」であることが判明すれば、証券取引所と相談の上、着服に関しての適時開示を行う必要が生じます。ここでいう「重要性」については、金額基準等が定められているわけではありませんので、まずは証券取引所と相談することになります。もちろん、個人による不正で金額も少額というようなケースまですべて証券取引所に相談しなければならないわけではありません。一方、金額がある程度大きく業績に影響が予想されるケースや、「組織的な不正」など会社のコンプライアンス体制やガバナンス体制が問われるようなケースでは、投資判断にも影響を与え得るため、証券取引所に相談するべきでしょう。

適時開示は一度で終わりではありません。その後の調査の進行に応じて随時適時開示を行っていくことになります。具体的なタイミングとしては、事件発覚時、途中経過、最終報告の時点が考えられます。できるだけ早期の開示が望ましいと言えますが、事件発覚時には、具体的な事実が判明していないこともあり、かえって投資者をミスリードしかねないため、慎重な対応が必要です。初期の段階では、間違いのない客観的事実のみを開示することが良いと思われます。

また、予想利益を開示している場合、着服金額、調査コスト、返還可能性等を考慮しつつ、予想利益を見直す必要が生じます。予想利益への影響が証券取引所の定める開示基準に達していれば、その旨の適時開示も必要となってきます。

有価証券報告書や内部統制報告書を訂正すべきか

会社に生じた損害の内容・金額は個別のケースによって様々ですが、着服された金銭が会社の財産から奪われていたということだけでなく、適正な会計処理が妨げられていた点も考慮する必要があります。前述の現金横領の主な手口の「１」のケースでは、売上の入金の事実を記帳せずに横領していることから、本来、自社の売上代金を現金で回収した処理をすべきところを、この処理が漏れていることになり、売上の未計上、あるいは売掛金の回収処理漏れとなります。また、「２」のケースでは、返品や値引きを仮装して売上金を横領しており、売上の過少計上あるいは売上値引きの過大計上となります。さらに、「３」のケースでは、記帳後の現金・預金を横領しており、結果として、現金・預金の過大計上という状態になってしまいます。

このような横領を発見した場合には、当該従業員等を刑事告訴するとともに、回収の覚書や念書を取り、横領した資金の回収を図りますが、そのような従業員等は再就職等もままならず、回収が困難なケースが通常です。このため、会計処理としては、当該従業員等に対する債権（未収入金等）を計上するとともに、合理的に回収可能性を見積り、回収が見込めない部分については、貸倒引当金を計上する必要があります。

その結果、有価証券報告書や四半期報告書について、訂正報告書の提出が必要となる可能性があります。訂正報告書は、有価証券報告書等に形式上の不備、記載不十分、重要な虚偽の記載、重要な事項等の不足がある場合に提出が必要となります。従業員による横領の額が瑣末なものであれば、過去の有価証券報告書等について訂正報告書を提出する必要はないと判断するケースもあるかと思いますが、金額的に重要ということになれば、貸借対照表や損益計算書等の金額が間違っていたことになるため、これを訂正する必要があります。なお、当該従業員による横領がかなり以前に行われていた場合、過去何期分を遡って訂正が必要となるのでしょうか。この点については特に決まりはなく、本来であればたとえ何十年前の誤りであっても訂正すべきものとなりますが、財務諸表利用者への情報開示の観点や実務上の困難性も考慮し、ある程度年数を限定して訂正するケースが多いものと思われます。

また、内部統制報告書についても訂正が必要となる可能性もあります。内部統制報告書は、財務報告に係る内部統制が適切に機能しているかどうかを「経営者」が評価し、その結果を開示する報告書です。したがって、内部統制が有効に機能していることを前提に作成された有価証券報告書等に誤りがあり、訂正報告書を提出したような場合、そもそも財務諸表を適切に作成するための内部統制について「重要な不備がない」と記載した内部統制報告書を訂正しなくてもいいのか、という問題が生じます。このため、訂正報告書を提出する原因となった誤りが、内部統制の評価範囲内からの財務報告に重要な影響を及ぼすような内部統制の重要な不備から生じたものであると判断される場合には、内部統制報告書についても訂正報告書の提出を検討しなければなりません。

これらの修正に加えて、場合によっては税務処理の更正の請求という対応が必要になります。更正の請求は、法定申告期限から過去５年間について認められており、更正請求書を税務署長に提出することにより行います。税務署は、更正請求書の内容を検討し、納め過ぎの税金があると認めた場合には、税金を還付してくれます。従業員に損害賠償請求しても、無資力等の理由により回収が不可能である場合には、横領された金額は損金として認められることになると考えられます。

個人の不正を防止する方法

取締役・監査役としては、従業員が会社の金銭を着服しないようにするためにはどのような体制を作るべきかを常に意識し、体制の整備・運用に努めるとともに、万が一、着服されてしまった場合にとるべき対応をあらかじめ理解し、そのような事態に備えておくべきと言えます。

そのためには、まず、金銭や有価証券・チケット類・貴金属等の換金性の高い貴重品は、誰にとっても魅力的なものであり着服されるリスクが高いものであるという前提に立って、防止策を考えることが必要です。どんな従業員であっても、金銭等に対する会社の管理体制がずさんであれば、“魔が差す”ということもあり得るのです。

では、従業員による着服を防止するためには、どのような管理体制をとるべきでしょうか。

従業員による個人的利益を目的とした会社資金の着服の防止に大きな効果を発揮するのが、「適切な職務分掌の設定」「内部牽制の効く組織の構築」「業務フローの整備」という３つの内部統制です。

職務分掌とは、従業員や役員が果たすべき責任や職務を果たす上で必要な権限の配分のことです。１人の担当者が多くの権限を有している場合、例えば出納業務と記帳業務の権限を１人の従業員に持たせると、会社資金を操作しやすくなりますので、役員としては、自社がそのような業務分掌になっていないかどうか、確認する必要があります。

内部牽制とは、社内の組織間、担当者間で相互チェック機能が働くような体制のことです。例えば、日々の現金の出し入れは出納係が行い、その記帳および現金実査は別の記帳係が行うなど、お互いの業務を相互にチェックし合うような体制作りが必要です。

業務フローでは、担当者が行った作業を上司がチェックして承認するという業務の流れが構築されていることが重要となります。具体的には、次のような管理体制を構築することが考えられます。

・担当者以外の者や上長による残高照合を一定頻度で行う
・定期的に金銭等を管理する担当者を入れ替える
・定期又は不定期に内部監査を実施する
・金銭等や銀行取引印を保管する金庫等には必ず鍵をかける
・鍵の保管を厳重に行う
・金銭等の増減がある度にその内容を帳簿類に記載する
・監視カメラを設置して一定期間録画データを保存する
・預金や預け有価証券については社内の第三者（例えば内部監査室）が定期的に残高証明を直接入手する。
・内部通報制度（会社の従業員等が、社内の法令違反行為や刑罰につながる行為を通報先に通報する制度。通報先としては、会社内部（内部監査室等）、会社外部（法律事務所等）、その双方が考えられます）を導入する。

換金性の高い在庫や固定資産についても考え方は同様です。

このような管理体制をとっておかなければ、金銭等がなくなっていたとしても、金銭等が会社から失われている事実にタイムリーに気がつくことすら難しく、また、仮に着服が疑われたとしても、着服の事実の有無や、着服をした可能性のある者が誰であったかを明確に特定できない事態に陥る恐れがあります。ずさんな管理体制を放置していた管理職・役員に責任追及が及ぶ恐れもあります。

このほか、就業規則で、着服行為を明確に禁止しておくことも有効です。就業規則で着服することを明確に禁止すれば、それに違反した場合には懲戒処分に問われることも明確となりますので、着服行為を心理的に抑止することが期待できます。

組織的な不正を防止する方法

組織的な会社資金の着服の有効な防止策が「モニタリング」です。モニタリングとは、内部監査室、監査役などによって、定期的または臨時的に行われる業務処理統制（業務プロセス（取引の開始、承認、記録、処理、報告など）において起こり得る不正や誤謬を防ぐために行われるチェック）を言います。つまり、日常業務を行う部署に属さない「通常の業務から独立した者」が、通常の業務内容をチェックすることです。

組織的な会社資金の着服では、単純な現金の着服のみならず、第三者への不正な資金提供（リベート、贈収賄）、キックバック、さらには、偽造請求書を利用した支払い、架空従業員への給与支払い、在庫の横流しなどを上位者の指示のもと行うことで資金を捻出する事例も見受けられます。

こうした不正を防ぐためには、内部監査室や監査役など通常の業務から独立した者が、取引の「実在性」および「妥当性」まで含めた証憑のチェック、従業員名簿と給与支払データの照合、棚卸の立会いなどを行い、不正行為の有無を検討することが考えられます。

不正を許さない企業風土の醸成を

直接的な防止機能ではありませんが、究極的には「不正を許さない企業風土」を醸成することが着服行為を防止するうえで非常に重要となります。いかに社内に不正を防止する内部統制を構築したとしても、それらが組織文化として会社構成員一人ひとりに根付かなければ、必ず不祥事は起こるからです。

企業風土の醸成には長い時間がかかりますが、倫理規程や行動規範の制定、トップによる経営理念や行動規範に関するメッセージの発信、コンプライアンス教育に関する社内研修の実施などにより、不正をしない風土を醸成する必要があります。